Sette errori da evitare in una gara d’appalto

L’esperienza sul campo, ha dimostrato che gli operatori del settore tendono a ripetere alcuni errori, indotti, molto spesso, dalla complessità della procedura di gara o, ancor più spesso, dalla fretta o dalla semplice disattenzione.
Non sempre è possibile rimediare in corso di procedura alle imprecisioni commesse. E’ però possibile evitare di incorrere in sviste e inesattezze che possono compromettere irreparabilmente settimane di lavoro, causando un potenziale danno economico. Attraverso questo breve contributo cercheremo di raggruppare le tipologie di errori più comuni, attinenti alla fase di preparazione dell’offerta, al fine tentare di prevenire le irregolarità più ricorrenti.

1.  Mancata sottoscrizione della dichiarazione sostitutiva

Ai sensi dell’art. 38, comma 3, d.P.R. n. 445/2010, le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da produrre alla Stazione Appaltante devono essere sottoscritte dal rappresentante legale. La mancata sottoscrizione, seppure non motivo diretto di esclusione dalla gara, comporta una serie di conseguenze e di oneri aggiuntivi facilmente evitabili attraverso la puntuale sottoscrizione di tutte le dichiarazioni.

2.  Lettura parziale della documentazione di gara

Può sembrare incredibile, ma moltissime imprese, non leggono tutta la documentazione di gara (!), limitandosi ad esaminare approfonditamente soltanto il bando o il disciplinare, a discapito del capitolato e degli allegati, ormai sempre più interdipendenti con il resto dei documenti e, per questo motivo, fondamentali. Soltanto l’analisi integrale della lex di gara può consentire una comprensione approfondita della procedura, onde evitare errori che possono portare anche all’esclusione dalla procedura.

3.  Mancata utilizzazione dei fac-simile di offerta predisposti dalla Stazione Appaltante

Anche questa evenienza è tutt’altro che rara. Molte imprese preferiscono infatti utilizzare propri fac-simile standardizzati nella presentazione delle offerte. L’utilizzazione di un modello di offerta diverso da quello previsto
dall’Amministrazione può tuttavia indurre in omissioni o errori, non sempre rimediabili dopo l’apertura delle buste.

4.  Mancata predisposizione dell’indice documenti

Predisporre sempre un indice dei documenti dell’offerta.: questa accortezza consente una migliore verifica della completezza della domanda (cfr. punto 6) e, in caso di contestazioni o irregolarità della procedura, permette di avere
un dato cartaceo, inoppugnabile a posteriori, in ordine all’avvenuto deposito formale del documento (o dei documenti) in questione.

5.  Mancata allegazione della copia fotostatica del documento del sottoscrittore della dichiarazione sostitutiva

Ulteriore obbligo è l’allegazione della copia fotostatica del documento di identità del dichiarante (o dei dichiaranti, in caso di molteplici soggetti), in corso di validità. Anche in questo caso, l’omissione dell’allegazione della copia del documento rende non ammissibile la domanda, con eventuale attivazione del procedimento di “soccorso istruttorio”. E’ bene prestare attenzione anche a questo adempimento.

6.  Mancata verifica della documentazione

Una volta predisposta la domanda, è necessario verificare tutta la documentazione allegata, controllandone sia la completezza (attraverso l’indice, cfr. punto 5), sia il contenuto. Può sembrare una raccomandazione superflua, ma la casistica giurisprudenziale è ricca di episodi di mancata aggiudicazione per carenze di elementi essenziali dell’offerta.

7. Omessa allegazione dell’atto unilaterale d’obbligo in favore di ASMEL

Motivo di esclusione, non sanabile, è la mancata dichiarazione di obbligarsi a corrispondere il corrispettivo del servizio per le attività di gara non escluse dal comma 2-bis dell’art. 41 del D.lgs. n. 50/2016 dalla stessa fornite, pari all’1% dell’importo a base di gara, alla ASMEL Consortile S.c. a r.l. Poiché tale dichiarazione viene spesso inclusa (a torto) nell’offerta economica, occorre prestare la massima attenzione, non essendo possibile integrare ex post tale dichiarazione (cfr. Tar Campania, Napoli, Sez. I, 3812/17)